Mark Coppock / Digital Trends Microsoft Excel 2016, který se nachází v sadě Office, je nejnovější a nejlepší tabulkovou aplikací od Redmondu, a je k tomu dobrý důvod, takže ho mnoho křupačů čísel používá pro všechny své potřeby křupavosti čísel. Zatímco Excel je vhodný pro jednoduché tabulky ke sledování výdajů nebo sestavování kalendářů, přichází na řadu, když potřebujete rozdělit a rozdělit a poté prezentovat složitá data. Zde vám ukážeme, jak vytvořit kontingenční tabulku v aplikaci Excel, abyste mohli využít jeden z nejsilnějších nástrojů aplikace.
Než začneme, k čemu přesně jsou kontingenční tabulky dobré? Jednoduše řečeno, kontingenční tabulky vám umožňují dívat se na stejná data různými způsoby a z různých úhlů, což usnadňuje provádění hloubkové analýzy a odhalení důležitých trendů. Když například vyhodnocujete výsledky prodeje, můžete se podívat na jednotlivce, konkrétní produkt nebo konkrétní časový rámec. Pomocí kontingenční tabulky můžete vytvořit jednu skupinu informací a poté snadno změnit zaměření z jedné věci na druhou - analýzu, kterou by bylo zdlouhavé provádět ručně.
K používání kontingenčních tabulek budete potřebovat plnou verzi aplikace Excel 2016. Univerzální platforma Windows (UWP) pro Windows 10 verze Excelu to neobsahuje a mnoho dalších pokročilých funkcí Excelu. Nakonec, pokud si chcete vyzkoušet nové funkce aplikace Excel, připojte se k programu Office Insider a možná jako první zažijete novou funkci kontingenční tabulky.
Krok 1: Připravte si data
Snad nejdůležitějším krokem při používání kontingenčních tabulek aplikace Excel je pečlivé uspořádání dat. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je použít tabulky aplikace Excel, které vám umožní přidat řádky, které budou součástí vaší kontingenční tabulky, kdykoli stisknete tlačítko Obnovit. Přinejmenším však chcete, aby vaše data byla v tabulkové formě s informativními hlavičkami sloupců a s konzistentními daty ve sloupcích.
Řekněme například, že chcete analyzovat informace o prodeji vaší společnosti. Máte šest prodejců, kteří prodávají tři produkty v řadě regionů. Vaše produkty jsou přizpůsobeny každému zákazníkovi, a proto se ceny liší. Tady je ukázková tabulka s fiktivními informacemi, která vám poskytne představu o tom, jak lze data uspořádat s ohledem na kontingenční tabulku.
Tabulka byla vytvořena jednoduše tak, že nejprve zadáte data, poté vyberete celý rozsah a poté přejdete na Vložit> Tabulka. Tento krok opět nemusíte dělat, ale doporučujeme vám, pokud chcete později přidat další řádky dat a usnadnit aktualizaci kontingenční tabulky.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Krok 2: Zkuste doporučení
Excel je plný šikovných triků, které vám usnadní práci s daty, a kdykoli je to možné, pokusí se uhodnout, čeho chcete dosáhnout, a poté automaticky provede několik kroků. Tuto užitečnou povahu zde demonstruje nástroj Doporučené kontingenční tabulky, který se podívá na vaše data a nabídne několik logických možností, jak analyzovat a prezentovat věci.
Chcete-li použít doporučenou kontingenční tabulku, jednoduše přejděte na Vložit> Doporučené kontingenční tabulky. Excel představí několik možností, které byste měli zvážit. V našem příkladu Excel nabízí vytvoření 10 různých kontingenčních tabulek, které se podívají na řadu různých úhlů na našich prodejních datech. Mějte na paměti, že záleží na tom, jak označujete své sloupce; Excel čte tyto záhlaví a nabízí doporučení, která dávají největší smysl. Pokud se chcete podívat například na prodejní ceny, nepoužívejte výraz „náklady“, protože Excel na základě toho vychází z doporučení.
Jedno doporučení je „Součet celkových prodejů podle zákazníka“. Pokud zvolíme tuto možnost, bude Excel pokračovat v vytváření kontingenční tabulky.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Všimněte si, že kontingenční tabulka zobrazuje pouze data, která jsou relevantní pro naši současnou analýzu. Na pravé straně najdete kritéria, která Excel použil k jeho vytvoření, v dialogovém okně Pole kontingenční tabulky. V následující části o přizpůsobení se budeme zabývat tím, co každé z těchto polí znamená.
Krok 3: Přizpůsobte si kontingenční tabulku
Každá z položek v tomto dialogu je důležitá k určení, jak bude kontingenční tabulka fungovat. Kliknutím na ozubené kolečko změníte vzhled tohoto dialogu na to, co vám nejlépe vyhovuje.
Výběr polí
Zde vybíráte, které sloupce zahrnout do kontingenční tabulky. Jak se tato data naplní v kontingenční tabulce, závisí na typu dat, která představují - Excel pro vás přijde na to, zda přidat sloupec do kontingenční tabulky nebo přidat data pole do tabulky. Pokud například vyberete „Položky“, Excel předpokládá, že chcete přidat počet položek pro každého zákazníka.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Na druhou stranu, pokud vyberete „Datum“, Excel umístí data do tabulky a uspořádá prodeje podle toho, kdy k nim došlo.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Když pracujete na vlastních kontingenčních tabulkách, můžete experimentovat a zjistit, jak přidaná a odebraná pole ovlivňují zobrazená data. Zjistíte, že Excel dělá skvělou práci při výběru výběrů, které dávají smysl, ale můžete také věci změnit, pokud výběr aplikace Excel nedává smysl.
Filtry
Přetáhněte položky ze seznamu pro výběr polí do sekce „Filtry“, pokud chcete omezit, která data se zobrazují. Pokud například přetáhnete „Zákazník“ do sekce „Filtry“, můžete snadno zobrazit pouze data od jednoho nebo vybraných zákazníků.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Sloupce
Přetažením polí do sekce „Sloupce“ můžete rozšířit způsob, jakým se vaše data vykazují. Když znovu přetáhnete pole do této části, Excel se pokusí přijít na to, jak chcete data prezentovat. Pokud například přetáhnete „Datum“ do sekce „Sloupce“, Excel zobrazí tržby shrnuté pro nejlogičtější časový rámec, který je v tomto případě za měsíc. To by bylo užitečné, pokud by vám šlo především o to, kolik se měsíčně prodalo s ohledem na vzorce nákupu zákazníků.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Řádky
Podobně můžete přetáhnout pole do sekce „Řádky“ a vložit různá data do řádků kontingenční tabulky. Opět platí, že pokud přetáhneme „Datum“ do sekce „Řádky“, Excel rozdělí prodej podle zákazníka za měsíc, ale data budou shrnuta podle zákazníka a ne podle měsíce jako v předchozím příkladu. V tomto případě se většinou obáváte, kolik jste každému zákazníkovi prodali, ale také si chcete všimnout časových trendů.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Hodnoty
Nakonec část „Hodnoty“ určuje, jak analyzujete svá data. Ve všech našich dosavadních příkladech jsme zkoumali celkový prodej. Pokud v této části kliknete na klávesu se šipkou dolů, můžete nakonfigurovat nastavení hodnotového pole a podívat se na jiný numerický výpočet.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Řekněme například, že se chcete podívat na průměrné tržby místo na celkový prodej. Jednoduše byste vybrali „Průměr“ v dialogovém okně nastavení hodnotového pole. Můžete také nastavit formát čísla, aby výsledky dávaly největší smysl.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Místo toho, abychom zvážili celkový prodej podle zákazníka a poté vypočítali celkový součet, zkoumáme průměrné tržby podle společnosti a poté průměrné tržby v celé společnosti. To by pomohlo například při hodnocení, kteří zákazníci jsou nad nebo pod průměrem v prodeji, a proto si zaslouží největší (nebo nejmenší) pozornost. V našem příkladu si možná Acme Engineering a Jones Roofing nezaslouží takovou pozornost prodeje jako ostatní.
Je zřejmé, že kontingenční tabulky nabízejí spoustu možností, jak usnadnit krájení a krájení dat. Trik, jak efektivně používat kontingenční tabulky, je rozhodnout se přesně, co chcete vidět, než začnete používat možnosti. Také se chcete ujistit, že vaše data odpovídají tomu, jak jste rozložili tabulku a jak jste pojmenovali záhlaví. Čím opatrnější budete při nastavování, tím efektivnější budou vaše kontingenční tabulky.
Krok 4: Vytvořte si vlastní kontingenční tabulky od začátku
Jakmile si pohrajete s funkcí kontingenční tabulky a získáte určité znalosti o tom, jak různé možnosti ovlivňují vaše data, můžete začít kontingenční tabulku vytvářet od nuly. Proces je podobný použití doporučení, pouze přejdete na Vložit> Kontingenční tabulka a poté jako první krok ručně vyberete data.
V našem případě to znamená výběr Table1, ale mohli bychom také vybrat rozsah dat nebo vytáhnout z externího zdroje dat. Můžeme se také rozhodnout, zda chceme vytvořit nový list nebo umístit kontingenční tabulku vedle našich dat na určité místo ve stávajícím listu.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Jakmile provedeme výběr, zobrazí se nám prázdná kontingenční tabulka a náš dialog Pole kontingenční tabulky.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Vytvoření vlastní kontingenční tabulky je pak jen jednoduchá záležitost výběru polí a určení, jak chceme, aby se data počítala a zobrazovala. Řekněme, že chceme vidět, jak si prodejci vedli za měsíc, s celkovým prodejem za celý rok. Vybrali bychom pole „Prodejce“, „Datum“ a „Celkový prodej“, přetáhněte pole „Prodejce“ do části „Filtry“ a nakonfigurujte hodnoty tak, aby se zobrazovaly jako měna. Excel automaticky přidá příslušné položky data do sekce „Řádky“ a předpokládá, že chceme vidět součty.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Ve výchozím nastavení Excel zobrazí všechna data pro všechny prodejce. Můžeme také vybrat jednoho prodejce, abychom viděli pouze jeho data. V tomto případě vidíme, že Judy French měla tržby za pouhé tři měsíce, přestože její prodejní součty byly významné. To by mohlo znamenat, že její prodejní proces byl delší, protože místo ryb lovila velryby - hodnotný závěr, i když přesný. Možná by byl dobrý nápad investovat do asistentky, která by pomohla Judy rychleji uzavřít prodej.
Mark Coppock / Digital Trends Mark Coppock / Digital Trends Krok 5: Investujte do učení
Pokud chcete získatopravdu dobře v používání kontingenčních tabulek aplikace Excel, investujte nějaký čas do toho, abyste se dozvěděli něco více o tom, jak využívá různé datové typy. Microsoft nabízí vlastní školicí prostředky a je třeba zvážit celou řadu školitelů třetích stran.
Obecně to však znamená kopat do Excelu způsobem, který přesahuje rámec této příručky. Doufejme však, že nyní vidíte, jak mohou být kontingenční tabulky mocným nástrojem při analýze vašich dat, a je relativně snadné začít, pokud máte svá data nakonfigurovaná do správného druhu tabulky. A nemůžeme dostatečně zdůraznit, jak důležité je vědět, čeho chcete pomocí své kontingenční tabulky dosáhnout, než začnete.
