Jak zálohovat e-maily, kontakty a další v aplikaci Outlook

jak odstranit uživatele na Macu racorn / 123RF Pro mnoho profesionálů je Microsoft Outlook centrem jejich pracovního toku. V takovém případě je důležité zajistit, aby soubory aplikace - vaše e-mailové záznamy, kontakty a kalendáře - byly pravidelně zálohovány na bezpečné místo. Stejně tak, pokud přecházíte na nový počítač, je mnohem snazší znovu načíst jeden soubor, než projít zdlouhavým procesem nastavení e-mailových účtů znovu. Naštěstí Outlook usnadňuje ruční zálohování účtu a nastavení a jejich opětovné importování pro snadné nastavení. Průvodce níže platí pro Office 2010, Office 2013 a Office 2016.

Zálohování souborů

Krok 1:Chcete-li začít zálohovat soubory v aplikaci Outlook 2013 a 2016, klikněte na ikonu Soubor menu a vyberteOtevřít a exportovatz levé nabídky.

outlook-open-and-export Mark Coppock / Digital Trends

Krok 2:Klikněte na ikonuImport Export Chcete-li otevřít Průvodce importem a exportem, který vás také vykopne ze systému dotykové nabídky - pro následující kroky je nejlepší mít běžnou klávesnici a myš nebo touchpad. V aplikaci Outlook 2010 klikněte na Soubor,vybratMožnosti,a kliknětePokročilý.

outlook-import-export Mark Coppock / Digital Trends

Krok 3:Klepněte na Vývozní otevřete průvodce. Následující kroky jsou identické pro všechny tři verze aplikace Outlook.

export aplikace Outlook do souboru Michael Crider / Digitální trendy

Krok 4:Vybrat Export do souboru ze seznamu akcí a klikněte na Další,což bude mít za následek dvě možnosti. Vybrat Datový soubor aplikace Outlook (.pst),a klikněte další znovu. Na další obrazovce vyberte, které soubory a složky chcete zálohovat. Většinou budete chtít vytvořit úplnou zálohu souborů pro jeden účet. Chcete-li to provést, jednoduše klikněte na e-mailovou adresu přidruženou k účtu, první položku v seznamu a klikněte na další. Ujistit se, že Zahrnout podsložky je zaškrtnuto, abyste zachytili všechny informace.

vyberte složku aplikace Outlook Michael Crider / Digitální trendy

Krok 5:Pokud chcete mít větší kontrolu nad tím, co je zálohováno, klikněte na konkrétní složku pošty, sekci Kontakty nebo Kalendáře nebo na kteroukoli z dalších možností v seznamu. Ve výchozím nastavení budou zálohovány také všechny složky ve vybrané složce. Chcete-li toto chování deaktivovat, zrušte zaškrtnutí políčka označené zahrnout podsložky. Chcete-li ze zálohy odebrat konkrétní e-mailové zprávy, například poštu odeslanou na nebo z vaší osobní adresy, klikněte na filtry. Na této obrazovce můžete vytvořit vyhledávání podle slova, předmětu nebo těla, do nebo z adresy nebo času. Pokročilejší filtry, včetně velikosti, příznaků a hodnocení důležitosti, jsou k dispozici na webu Mvolby rudy a Pokročilý záložky. Po dokončení nastavení filtrů klikněte na OK pro návrat do nabídky exportu.

outlook-export-filtry Mark Coppock / Digital Trends

Krok 6:Další obrazovka umožňuje vybrat umístění a název záložního souboru. Klepněte na Procházet, pak přejděte do požadované složky, pojmenujte soubor a klikněte na OK. Okno prohlížeče se poté zavře.

Outlook desktop Michael Crider / Digitální trendy

Krok 7:Klepněte na Dokončit. Do tohoto souboru můžete přidat heslo pro větší zabezpečení, nebo pokud nechcete heslo přiřadit, nechte obě pole nevyplněná. Poté klikněte OK vytvořte záložní soubor. Pamatujte, že může trvat několik sekund, pokud máte v Outlooku uloženou hromadu e-mailů.

Správa záloh

Soubor PST, který jste právě vytvořili, lze přesouvat nebo kopírovat jako jakýkoli jiný soubor. Díky tomu je snadné jej udržet v bezpečí; stačí jej hodit na jednotku USB, přetáhnout ji na externí pevný disk nebo ji nahrát do cloudu, aby se vaše e-maily fyzicky oddělily od počítače. Uvědomte si, že soubor je poměrně velký - 1 000 e-mailů činí v našem testování přibližně 100 MB - a proto jej možná nebudete moci odeslat obvyklými kanály.

Pamatujte, že nejde o aktivní soubor, což znamená, že nebude zaznamenávat ani zálohovat žádné e-maily, které obdržíte nebo odešlete poty to vytvoříš. Chcete-li získat aktuální soubor, aplikace Outlook automaticky uloží vaše e-maily a další nastavení do souboru PST v souboru Dokumenty> Soubory aplikace Outlook složku pod svým uživatelským jménem. Tento soubor je vždy aktuální, ale protože je uložen lokálně, je náchylný k selhání. Riziko ztráty posledních e-mailů, položek kalendáře a kontaktů můžete zmírnit nastavením zálohovacího nebo cloudového úložiště, které bude monitorovat složku Soubory aplikace Outlook.

Import záloh

Krok 1:Proces importu záložních souborů PST je podobný jejich vytvoření. V Outlooku 2013 a 2016 klikněte na Soubor v hlavním okně Outlooku a vyberteOtevřít a exportovat z řady možností. Poté vyberteImport Export otevřete Průvodce importem a exportem. V aplikaci Outlook 2010 klikněte na Soubor, vyberte Otevřeno, “A klikněteImport. Následující postup platí pro všechny tři verze Outlooku.

import aplikace Outlook Michael Crider / Digitální trendy

Krok 2:Klepněte na Importujte z jiného programu nebo souboru, následovándalší. Poté vyberteDatový soubor aplikace Outlook a klikněte dalšíznovu. Klepněte na Procházeta přejděte na soubor, který chcete importovat, buď na místním počítači, externím zařízení nebo někde v připojené síti. V Možnosti V této oblasti můžete duplikáty e-mailů a kontaktů nahradit importovanými položkami, povolit vytváření duplikátů nebo jednoduše neimportovat duplikáty.

možnosti importu aplikace Outlook Michael Crider / Digitální trendy

Krok 3:Pokud je záloha, ze které importujete, novější než e-maily, které aktuálně máte v Outlooku, vyberte Vyměňte duplikáty. Pokud je záloha starší než aktuální e-maily v Outlooku, vyberte Neimportujte duplikáty. Obecně není třeba vybírat Povolit vytváření duplikátů pokud nevíte, že potřebujete konkrétní informace ze starého i nového souboru. Klepněte na další až budete připraveni pokračovat.

složky pro import z aplikace Outlook Michael Crider / Digitální trendy

Krok 4: Na této obrazovce vyberte, které složky chcete importovat a kam je chcete importovat. Pokud importujete informace z jednoho účtu, stačí kliknout Datový soubor aplikace Outlook. Můžete také vybrat jednotlivé složky nebo soubor filtrovat, stejně jako v části výše. Klepněte na Dokončitaž budete připraveni, a pokud budete vyzváni, zadejte heslo spojené se souborem. A je to! Po dokončení procesu importu se vaše e-maily a další nastavení zobrazí v Outlooku.

Poslední příspěvky